Die Wahl der richtigen Eventlocation ist entscheidend für den Erfolg Ihres Firmen-Events. Ob es sich um eine Tagung, ein Teamevent oder eine grosse Firmenfeier handelt – die Location legt den Grundstein für die Atmosphäre und den Ablauf der Veranstaltung. Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen, haben wir hier 10 wertvolle Tipps zusammengestellt, auf die Sie achten sollten:
1. Die Grösse muss stimmen
Die Location sollte genug Platz für Ihre Gäste bieten, damit sich alle wohlfühlen, aber auch nicht zu gross sein, damit das Event nicht an Atmosphäre verliert. Achten Sie darauf, dass die Raumaufteilung zu Ihrem Eventkonzept passt, sei es für Vorträge, Workshops oder Networking.
2. Erreichbarkeit und Lage
Die Anreise Ihrer Gäste sollte einfach und bequem sein. Wählen Sie eine Location, die gut erreichbar ist, sei es mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Ausreichend Parkmöglichkeiten oder eine zentrale Lage tragen zur Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer bei.
3. Stil und Ambiente
Der Stil der Location sollte Ihr Firmen-Event widerspiegeln. Ob es sich um eine formelle Konferenz, ein lässiges Teamevent oder eine stilvolle Gala handelt, die Location trägt massgeblich zur Stimmung bei. Wählen Sie einen Ort, der das gewünschte Ambiente unterstreicht.
4. Technische Ausstattung
Für Firmen-Events ist die richtige technische Ausstattung unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass die Location über die benötigte Technik wie Mikrofone, Lautsprecher, Projektoren und eine zuverlässige WLAN-Verbindung verfügt. Auch die Beleuchtung und die Akustik sollten für Präsentationen und Vorträge geeignet sein.
5. Flexibilität der Raumgestaltung
Firmen-Events sind oft vielseitig. Achten Sie darauf, dass die Location flexibel genug ist, um Ihre Vorstellungen umzusetzen. Lassen sich Räume in verschiedene Zonen unterteilen oder Stühle und Tische nach Bedarf anordnen? Eine flexible Raumgestaltung ermöglicht eine Anpassung an verschiedene Programmpunkte.
6. Serviceangebote vor Ort
Manche Locations bieten auch Catering, Technik oder Dekorationsservice an. Klären Sie, ob Sie externe Dienstleister hinzuziehen können oder ob die Location auf eigene Partner besteht. Ein umfassendes Serviceangebot vor Ort kann die Organisation Ihres Firmen-Events deutlich erleichtern.
7. Kosten und versteckte Gebühren
Achten Sie auf transparente Kostenstrukturen. Manche Locations berechnen zusätzliche Gebühren für Services wie Reinigung, Personal oder technische Ausstattung. Klären Sie im Vorfeld, welche Kosten auf Sie zukommen, um Ihr Budget nicht zu überschreiten.
8. Übernachtungsmöglichkeiten
Falls Sie Gäste von ausserhalb erwarten, sollten Sie nach Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe suchen. Manche Locations bieten eigene Hotelzimmer an oder arbeiten mit Partnerhotels zusammen, die für Ihre Gäste besondere Konditionen anbieten.
9. Wetterfestigkeit
Wenn Sie planen, einen Aussenbereich zu nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass es einen Plan B gibt. Schlechtwetteroptionen wie Zelte oder zusätzliche Räume, in die Sie kurzfristig ausweichen können, sind entscheidend, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
10. Atmosphärische Details
Vergessen Sie nicht die Details, die das Erlebnis für Ihre Gäste abrunden. Wie ist die Akustik? Gibt es ausreichend Tageslicht oder Möglichkeiten, das Licht zu dimmen? Diese kleinen Aspekte beeinflussen das Gesamterlebnis und können den Erfolg Ihres Events massgeblich mitbestimmen.
Fazit
Die Wahl der richtigen Eventlocation für Ihr Firmen-Event erfordert eine durchdachte Planung. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Gäste und stellen Sie sicher, dass die Location alle wichtigen Anforderungen erfüllt. So legen Sie die perfekte Basis für ein gelungenes Event.
Lassen Sie uns gemeinsam die ideale Location für Ihr nächstes Firmen-Event finden! Kontaktieren Sie mich, wenn ich Sie bei der Wahl unterstützen kann.